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公司送礼品管理制度一、总则（一）目的为规范公司礼品赠送行为，确保礼品赠送的合理性、合规性与有效性，充分发挥礼品在公司业务拓展、客户关系维护、员工激励等方面的积极作用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司在业务往来、商务活动、节日庆典、员工关怀等场景下涉及的礼品赠送行为。（三）基本原则1.合规性原则：礼品赠送活动必须遵守国家法律法规、政策要求以及公司内部规定，杜绝任何违法违规行为。2.必要性原则：礼品赠送应基于业务需要、关系维护等合理目的，避免不必要的礼品支出。3.适度性原则：礼品价值应与赠送对象、场合、目的相匹配，避免过度赠送或铺张浪费。4.公开透明原则：礼品赠送的决策过程、标准、执行情况等应保持公开透明，接受公司内部监督。二、礼品管理职责分工（一）公司管理层1.负责审批重大礼品赠送事项，确定礼品赠送的总体策略和预算额度。2.对礼品赠送活动的合规性、合理性进行监督和指导。（二）业务部门1.根据业务需求，提出礼品赠送申请，明确赠送对象、目的、礼品类型及预算等。2.负责礼品赠送活动的具体组织实施，确保礼品按时、准确送达，并及时反馈活动效果。（三）行政部门1.负责礼品的采购、存储、发放等日常管理工作。2.建立礼品库存台账，定期盘点礼品数量和种类，确保礼品管理规范有序。3.协助业务部门开展礼品赠送活动，提供必要的支持和服务。（四）财务部门1.负责审核礼品赠送的预算申请，确保预算合理、合规。2.对礼品采购费用进行核算和报销，严格执行财务审批流程。3.定期对礼品赠送的费用支出进行统计和分析，为公司成本控制提供数据支持。（五）审计部门1.对礼品赠送活动进行定期审计，检查礼品赠送的合规性、真实性和效益性。2.对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改情况，确保礼品赠送活动符合公司规定。三、礼品赠送标准（一）业务往来礼品1.对于一般性业务合作伙伴，在初次合作或重要节日时，可赠送具有公司特色的纪念品或小礼品，价值一般不超过[X]元/份。2.对于长期稳定、合作紧密的重要业务合作伙伴，可根据合作规模和贡献程度，赠送价值不超过[X]元/份的礼品，礼品应具有一定的档次和实用性。3.在商务宴请、会议等活动中，可提供适量的茶歇、点心等食品类礼品，费用控制在人均[X]元以内。（二）客户关系维护礼品1.针对重要客户，在生日、节日等特殊日子，可赠送价值不超过[X]元/份的礼品，礼品应体现对客户的关怀和尊重。2.对于有突出贡献的客户，可根据实际情况，经公司管理层审批后，赠送价值不超过[X]元/份的高档礼品。3.在客户回访、调研等活动中，可赠送一些具有纪念意义的小礼品，如定制的笔记本、徽章等，价值一般不超过[X]元/份。（三）员工激励礼品1.在员工生日、结婚、生育等特殊时刻，公司可给予适当的礼品慰问，礼品价值一般不超过[X]元/人。2.对于在工作中表现优秀、取得突出业绩的员工，可根据奖励方案，颁发荣誉证书，并给予价值不超过[X]元的物质奖励。3.在公司年会、团建等活动中，可设置抽奖环节，奖品价值根据活动预算合理安排，一般不超过[X]元/份。（四）节日庆典礼品1.在春节、中秋节等重大节日，为员工发放节日福利礼品，人均价值一般不超过[X]元。2.针对合作单位、社区居民等相关方，在节日期间可赠送适量的节日礼品，价值一般不超过[X]元/份。四、礼品采购管理（一）采购流程1.需求申请：业务部门根据礼品赠送计划，填写《礼品采购申请表》，详细说明礼品名称、规格、数量、预算、赠送对象及用途等信息，提交至行政部门。2.审批：行政部门对礼品采购申请进行初步审核，审核通过后报公司管理层审批。对于预算超过[X]元的礼品采购申请，需经公司管理层集体决策。3.采购执行：行政部门根据审批后的采购申请，通过招标、询价、比价等方式选择合格的供应商进行采购。采购过程中应严格按照公司采购管理制度执行，确保采购环节的合规性和透明度。4.验收：礼品到货后，行政部门会同相关业务部门对礼品的数量、规格、质量等进行验收。验收合格后，办理入库手续；如发现问题，应及时与供应商沟通协商解决。（二）供应商管理1.建立供应商评估机制，定期对供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务等方面进行评估，确保供应商具备良好的信誉和供应能力。2.与优质供应商建立长期合作关系，签订合作协议，明确双方的权利和义务，保障礼品采购的稳定性和质量。3.对供应商的违规行为进行记录和处理，情节严重的取消其合作资格。五、礼品发放与登记（一）发放流程1.领取通知：行政部门根据礼品赠送计划，提前通知相关业务部门或人员领取礼品。领取时需填写《礼品领取登记表》，注明领取日期、礼品名称、数量、领取人等信息。2.发放确认：业务部门或人员在领取礼品时，应对礼品的数量、规格、质量等进行核对，确认无误后签字领取。如发现问题，应及时与行政部门沟通解决。3.礼品送达：对于需要送达客户、合作伙伴等外部对象的礼品，业务部门应负责按照规定的时间和方式进行送达，并取得对方的签收确认。签收凭证应妥善保存，作为礼品赠送的证明文件。（二）登记管理1.行政部门建立礼品发放台账，详细记录礼品的采购日期、名称、规格、数量、发放对象、发放时间、领取人等信息，确保礼品发放情况可追溯。2.定期对礼品发放台账进行核对和盘点，确保账实相符。如发现差异，应及时查明原因并进行处理。六、礼品赠送审批（一）审批权限1.礼品价值在[X]元以内的，由业务部门负责人审批后，报行政部门备案。2.礼品价值在[X]元至[X]元之间的，经业务部门负责人审核后，报公司分管领导审批。3.礼品价值超过[X]元的，需经公司管理层集体审批。（二）审批流程1.业务部门填写《礼品赠送审批表》，详细说明礼品赠送的背景、对象、目的、礼品类型及预算等信息，并附上相关证明材料。2.按照审批权限依次提交审批，审批通过后方可进行礼品采购和赠送活动。3.审批过程中，审批人应认真审核礼品赠送的必要性、合规性和适度性，如有疑问可要求业务部门进一步说明情况。七、礼品赠送记录与报告（一）记录要求1.业务部门应在礼品赠送活动结束后，及时将礼品赠送的相关信息（包括赠送对象、礼品内容、赠送时间、赠送原因等）整理成书面报告，提交至行政部门。2.行政部门负责将礼品赠送报告与礼品发放台账进行核对，确保记录的准确性和完整性。（二）定期报告1.行政部门应定期（每季度/半年）对公司礼品赠送情况进行汇总分析，形成《礼品赠送情况报告》，内容包括礼品赠送的总体情况、费用支出、效果评估等。2.《礼品赠送情况报告》应提交至公司管理层和相关部门负责人，为公司决策提供参考依据。八、礼品使用监督与审计（一）内部监督1.公司各部门应相互监督礼品赠送活动的执行情况，发现问题及时向行政部门或公司管理层报告。2.行政部门负责对礼品采购、发放、库存管理等环节进行日常监督检查，确保礼品管理规范有序。（二）审计监督1.审计部门定期对公司礼品赠送活动进行审计，检查礼品赠送是否符合公司规定，审批手续是否齐全，费用支出是否合理等。2.对于审计中发现的问题，审计部门应下达审计整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改情况。整改结果应向公司管理层报告。九、违规处理（一）违规行为界定1.未经审批擅自进行礼品赠送活动。2.礼品赠送超出规定标准和范围。3.在礼品采购过程中存在违规操作，如收受回扣、谋取私利等。4.礼品赠送记录不真实、不完整，导致无法准确追溯礼品去向。5.其他违反本制度规定的行为。（二）处理措施1.对于违规行为较轻的，给予责任人批评教育、责令改正等处理，并要求其退还违规所得。2.对于违规行为情节较重的，给予责任人警告、记过、降职等
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